Como ya sabemos, el auge de este sector económico ha experimentado un notable incremento en los últimos años, lo que ha llevado al Ministerio a implementar regulaciones para garantizar la seguridad ciudadana. El Real Decreto 933/2021 establece obligaciones claras en cuanto al registro y la información para quienes brindan este tipo de servicios. En este artículo, se detallará el contenido de la Plantilla de Parte de Viajeros, y al final se incluirá un ejemplo de plantilla que reúne todos los datos requeridos.

También pueden encontrar la Plantilla de Contrato de reserva en: https://jitkey.com/reserva-de-vivienda-de-uso-turistico-plantilla-de-contrato/

¿Qué es una Plantilla de Partes Viajeros?

La Plantilla de Partes Viajeros es un documento esencial y obligatorio que permite a los establecimientos de hospedaje recopilar y registrar los datos de identificación de sus huéspedes. Esta plantilla, cuyo formato puede variar según las necesidades del establecimiento, debe contener información relevante sobre el viajero. Desde el 2 diciembre, con la entrada en vigor del RD 933/2021, se estableció que dicha plantilla debe de contener alrededor de 42 datos como nombre completo, número de documento de identidad, fecha de nacimiento, nacionalidad, entre otros datos como los que se explicarán a continuación.

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Elementos claves de una Plantilla de Partes Viajeros

A continuación se han de mostrar los elementos claves de una plantilla de Partes Viajeros.

Datos del Establecimiento:

• Número de Parte: Número de parte viajero registrado.
• Nombre del Establecimiento: Nombre comercial del hotel, hostal, etc.
• Municipio: Localidad donde se encuentra el establecimiento.
• Provincia: Provincia a la que pertenece el municipio.
• Sello del Establecimiento: Sello oficial del establecimiento (opcional).

Datos del Viajero:

• Número de Documento de Identidad:
  • Para españoles: DNI, pasaporte o permiso de conducir.
  • Para extranjeros: pasaporte, carta o documento de identidad, también es válido el uso del permiso de residencia español en vigor para los extranjeros residentes en España.  
• Tipo de Documento:
  • D = DNI
  • P = Pasaporte
  • C = Permiso de Conducir
  • I = Carta o Documento de Identidad
  • N = Permiso de Residencia Español
  • X = Permiso de Residencia de otro Estado Miembro de la Unión Europea  
• Fecha de Expedición del Documento: Fecha en que se emitió el documento de identidad.
• Primer Apellido: Apellido paterno del viajero.
• Segundo Apellido: Apellido materno del viajero (si aplica).
• Nombre: Nombre(s) del viajero.
• Sexo:
  • F = Femenino
  • M = Masculino
• Fecha de Nacimiento: Fecha de nacimiento del viajero en formato AAAA/MM/DD. Se debe cumplimentar al menos el año; si se desconoce el mes y el día, se indicará 0000.
• País de Nacionalidad: País de origen del viajero.
• Fecha de Entrada: Fecha de llegada del viajero al establecimiento en formato AAAA/MM/DD.
• Firma del Viajero:
  • Firma: Firma manuscrita del viajero o firma electrónica si el establecimiento lo permite.

¿Existen otras formas de hacerlo?

Sí, existen diversas plataformas y aplicaciones diseñadas para facilitar la gestión y el envío de los partes de viajeros a las autoridades competentes. Estas herramientas pueden ser de gran utilidad para los establecimientos de hospedaje, ya que agilizan el proceso, reducen el riesgo de errores y garantizan el cumplimiento de la normativa vigente.

Importancia de una plantilla profesional y de cumplimentar

El cumplimiento de esta obligación no solo es un requisito legal, sino que también aporta beneficios a los establecimientos de hospedaje, debido a que el mantener un registro detallado de los huéspedes, facilita la gestión de reservas, se agiliza el proceso de check-in y check-out, y se mejora la comunicación con los clientes. Además, en caso de incidentes o investigaciones, la información registrada puede ser de gran utilidad para las autoridades competentes.

Podrán obtener una plantilla descargable para poder realizar el contrato de reserva o tener una guía de cómo debe verse la misma a través de: https://jitkey.com/registro/ en el apartado de comentarios, deben indicar que solicitan Plantilla de Partes Viajeros y se lo enviaremos gratuitamente.

La Plantilla de Partes de Viajeros es un elemento clave para el cumplimiento del Real Decreto 933/2021 en el sector del hospedaje. Su implementación no solo es una obligación legal, sino también una herramienta útil para mejorar la gestión y seguridad de los establecimientos. Al registrar los datos de los viajeros, se contribuye a la seguridad ciudadana y se optimizan los procesos internos del negocio.  

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¿Cuál es la nueva normativa y quiénes están afectados?

La nueva normativa establecida en el Real Decreto 933/2021, de 26 de octubre, ha entrado en vigor el 2 de diciembre del 2024 e indica que todos los establecimientos dedicados a hostelería, deben reportar obligatoriamente y sin falta la entrada, salida y registro de viajeros en la plataforma del Ministerio del interior: Ses.Hospedajes.

Dicha normativa busca englobar que en toda España, a excepción de País Vasco y Cataluña (que sigue aceptado el reporte de Ertzaintza y a los Mossos, respectivamente, debido a que han dado más plazo para la migración) se mantenga un control que permita ayudar a la seguridad nacional.

Los cambios más significativos de esta normativa es que, a partir de ahora, los menores de 14 años deben de registrarse, se ha incrementado a 42 los datos personales a reportar y el método de pago como dato obligatorio; también se ha hecho imperativo pedir al huésped al menos 1 dato de contacto como puede ser el correo electrónico o su número de teléfono móvil.

¿Qué datos se deben reportar?

Los datos que se deben de recolectar para enviar al ministerio para el registro de viajeros se dividen en cuatro y estas son: 

1. Datos de la empresa o titular del inmueble: se debe declarar quién es el titular del inmueble o quién se encarga de manejar el mismo (en caso de que sea una gestora).
2. Datos del establecimiento: Dirección, registro de turismo; al igual que las fechas de entrada y salida de reservas.
3. Datos de viajeros: Esta información debe ser entregada por el huésped al realizar su registro de viajeros, en ella se debe incluir datos de contacto como dirección de email o número telefónico, además de sus datos básicos.
4. Datos de la transacción: Se debe registrar el método de pago utilizado para la reserva.

¿Qué es Ses.Hospedajes y cómo registrarse?

Ses.Hospedajes es la plataforma oficial del Ministerio y será la herramienta obligatoria para realizar los registros de viajeros, es indispensable darse de alta en la plataforma, el beneficio de esto es poder cumplimentar con la ley y evitar sanciones.

El proceso de alta en la plataforma es sencillo y no lleva mucho tiempo, es necesario hacerlo desde un ordenador para poder utilizar el programa de AutoFirma. Una vez realizado todos los pasos, se procede a la obtención de credenciales. Los pasos más detallados los encuentras aquí: https://jitkey.com/como-dar-de-alta-tu-vft-a-traves-del-ministerio-ses-hospedajes-para-el-registro-de-huespedes/

¿Cómo reportar reservas y cancelaciones?

Plazos: Todas las reservas deben reportarse en un plazo de 24 horas después de su confirmación, lo mismo ocurre con aquellas que han sido canceladas.

Excepciones: Todas las reservas canceladas que se han realizado a través de plataformas de reserva como Booking, Airbnb o Expedia; no deben ser reportadas por nosotros, debido a que son OTAS.

Datos a reportar: Los datos a reportar de cada reserva son: fecha de check-in y check-out, número de huéspedes, contacto de huésped (se debe de incluir en el parte viajero una dirección de correo o un número de teléfono); datos de la transacción de la reserva (tipo de pago).

Sanciones por incumplimiento:

Rango de sanciones: Esta normativa especifica que hay un rango de multas que pueden imponerse por no cumplir con la misma, las cantidades van desde los 601 € hasta los 60.000 €.

Gravedad: La gravedad de la sanción dependerá de la infracción cometida, los principales motivos de sanción son el incumplimiento de la norma, proporción de datos falsos (esto aplica tanto para el huésped como para el anfitrión).

El Real Decreto 933/2021 busca una mayor trazabilidad de las personas que se hospedan en establecimientos turísticos en España, con el fin de prevenir delitos y mejorar la seguridad. Esto implica una mayor carga administrativa para los establecimientos, que deben adaptarse a los nuevos requisitos de registro y recopilación de datos para la Migración Plataforma Partes de Viajeros de Policía Nacional a Hospederías. Aunque la normativa busca la unificación a nivel nacional, existen excepciones temporales para el País Vasco y Cataluña, que seguirán utilizando sus propios sistemas de reporte (Ertzaintza y Mossos d’Esquadra, respectivamente) durante un periodo de transición.

Es fundamental que los establecimientos de hostelería se familiaricen con los detalles de esta normativa para evitar sanciones y cumplir con sus obligaciones legales.

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